Czym jest metoda CAF 2006?

Wspólna Metoda Oceny – CAF (ang. Common Assesment Framework) jest narzędziem kompleksowego zarządzania jakością przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej. Metoda CAF skupia się przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych. Jest to model całościowego przeglądu funkcjonowania instytucji z uwzględnieniem analizy wyników jej działalności oraz potencjału organizacyjnego, oparte na założeniu, że osiągnięcie pożądanych rezultatów działań organizacji, obywateli/konsumentów, poszczególnych jednostek i całych społeczeństw zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię instytucji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania relacji partnerskich, zasoby i procesy.

Zgodnie z tą metodą, organizację poddaje się regularnie (średnio co 2 lata) jednoczesnemu oglądowi z różnych punktów widzenia, w ramach całościowego procesu analizy wyników jej działalności. Model CAF dostarcza łatwego w użyciu narzędzia, dzięki któremu europejskie podmioty sektora publicznego mogą sięgnąć po techniki zarządzania jakością w celu poprawy wyników działalności.

Model zawiera dziewięć kryteriów, które odnoszą się do podstawowych obszarów organizacji, podlegających każdorazowo analizie podczas przeprowadzania samooceny:

• kryteria POTENCJAŁU: Przywództwo, Strategia i planowanie, Pracownicy, Partnerstwo i zasoby, Procesy,
• kryteria WYNIKÓW: Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/ klientami, Wyniki działalności w relacjach z pracownikami, Społeczne wyniki działalności, Kluczowe wyniki działalności.

Co umożliwia metoda CAF?

• ocenę funkcjonowania instytucji opartą na faktach (dowodach), wykorzystującą zestaw kryteriów powszechnie stosowanych w jednostkach sektora publicznego w Europie,
• ustalenie, czy faktycznie uzyskano zakładany postęp,
• uzyskanie spójności podjętych działań i konsensusu w sprawie kroków na drodze usprawniania działalności instytucji,
• uzyskanie spójności pomiędzy osiąganymi wynikami a działaniami wspierającymi (potencjałem),
• wzbudzenie zainteresowania pracowników i skłonienie do zaangażowania w proces usprawnień,
• upowszechnienie doświadczeń w zakresie dobrych praktyk i dzielenie się nimi wewnątrz i na zewnątrz instytucji,
• włączenie różnych inicjatyw dotyczących poprawy jakości w codzienną działalność instytucji,
• pomiar osiąganego wraz z upływem czasu postępu, drogą okresowej samooceny.

Jak metoda CAF będzie wdrażana?

Wdrożenie metody CAF w Urzędzie będzie przebiegać w oparciu o 10 kroków doskonalenia organizacji, podzielonych na trzy fazy:

FAZA I
Początek drogi z metodą CAF

• Krok 1: Organizacja i planowanie procesu samooceny
• Krok 2: Upowszechnienie informacji o procesie samooceny

FAZA II
Proces samooceny

• Krok 3: Utworzenie jednej lub więcej grup samooceny
• Krok 4: Organizacja szkoleń
• Krok 5: Przeprowadzenie samooceny
• Krok 6: Sporządzenie sprawozdania z wyników samooceny

• Krok 7: Sporządzenie projektu planu doskonalenia
• Krok 8: Upowszechnienie informacji o planie doskonalenia
• Krok 9: Realizacja planu doskonalenia
• Krok 10: Planowanie następnej samooceny CAF

Źródło: Opracowanie własne

Gdzie mogę uzyskać więcej informacji na temat projektu wdrożenia metody CAF?

Na mocy Polecenia Służbowego Dyrektora Władzy Wdrażającej Programy Europejskie z dnia 17 lutego 2009 r. powołano tzw. Koordynatora CAF, odpowiadającego za kierowanie projektem wdrożenia metody CAF w Urzędzie. Funkcję Koordynatora CAF pełni Pan Tomasz Prokopowicz, Zastępca Dyrektora Do Spraw Funduszy Strukturalnych. Koordynator CAF, na wszystkich etapach projektu, udzielać będzie zainteresowanym osobom informacji na temat zrealizowanych w projekcie działań oraz osiągniętych rezultatów.

Bieżące informacje na temat projektu wdrożenia metody CAF będą przekazywane w szczególności: Kierownictwu WWPE, Członkom Grupy Samooceny, pozostałym Pracownikom WWPE, organowi nadzorującemu (Podsekretarz Stanu w MSWiA nadzorujący działania WWPE w imieniu Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji).

Pracownicy WWPE otrzymywać będą bieżące informacje na temat działań podejmowanych
w projekcie oraz efektów prac wdrożeniowych. Do narzędzi komunikacyjnych dostępnych Pracownikom WWPE należy zaliczyć:

• dostęp do kompletu dokumentów związanych z wdrożeniem CAF w WWPE publikowanych przez Koordynatora CAF za pomocą systemu e-WWPE,
• otrzymanie 2-stronicowej informacji o planie komunikacji oraz o projekcie wdrożenia CAF
• w WWPE (w ramach Kroku 2),
• 2-godzinne spotkanie zorganizowane przez Konsorcjum z wszystkimi pracownikami WWPE w celu ogólnego przedstawienia metody CAF oraz przyjętego w WWPE planu komunikacji (w ramach Kroku 2),
• otrzymanie 2-stronicowej informacji o wynikach samooceny przeprowadzonej w WWPE
• (w ramach Kroku 6),
• 1-godzinne spotkanie z Koordynatorem CAF w celu przedstawienia przyjętego planu doskonalenia (w ramach Kroku 8),
• otrzymanie 2-stronicowej informacji na temat przyjętego planu doskonalenia (w ramach Kroku 8).

Źródło: CAF w WWPE – Plan Komunikacji Władzy Wdrażającej Programy Europejskie